■王涛

　　一直以来，关于会展企业的信息化、互联网化究竟该怎样操作，成为没有标准答案的问题。借此，笔者试着谈谈信息化会展企业的标准。

　　实现信息化管理，需建设一套完善业务流程管理的内部信息系统。包括这样几个方面：

　　首先，会展数据实现集中统一存储、修改、发布。

　　改变以往每个业务人员一张EXCEL表格的“传统”，实现信息化管理。这里的数据包括客户的基本信息数据：客户名称、地址、联系人、电话、Email等；客户订单数据：历届参展摊位、订单、展品等、参加同类展会的展位面积等；客户往来历史记录：业务人员跟进工作记录、邮件记录、参展过程记录等；客户的社会化行为数据：客户参展、参观行为、浏览官方网络平台行为、使用自媒体与展会交互行为等。

　　其次，企业管理者实时掌握销售、运营、财务状况。

　　与传统会展企业的管理者处理汇报、报表不同，实现信息化管理后，企业管理者只需轻点鼠标，随时可以管理公司的各类请示、审批，掌握公司最新的资讯，如所有项目的招展、财务管理、企业投诉、项目运营，以及和前几届对比的销售、回款、运营数据的对比分析等。实现管理实时、迅速、可移动化，并通过数据、图表等多种方式直观呈现，以便管理者以最快速度做出决策。

　　再次，执行层随时了解项目进度流程。

　　项目经理可实时掌握每一个客户的订单、回款，分配和查看各类任务的执行情况，对市场和客户的反馈快速做出调整策略。让系统自动去处理业务性和重复性的工作，让团队有更多的精力去做好客户挖掘和维护服务。

　　最后，销售和运营人员拥有便捷的工具。

　　作为会展企业一线的销售人员，最繁琐的是搜索潜在客户数据、完成各类报表、制作各种报告归档，以及在不同的系统中进行切换。实现了信息化管理之后，将有更多时间去思考如何为客户提供专业的服务。

　　当然，还应该有一些其它方面的检验标准，比如企业的运转是否比以前更加规范？宣传推广是否比以前更加有效率？管理经营成本是否在下降？项目执行人员的反馈速度是不是比以前更加迅速了？

　　会展企业还应有一套完善基于客户服务的外部系统。

　　通过这套信息化的系统平台，让参展企业、观众、媒体、代理商、服务商、合作伙伴更加轻松的去配合协调整个服务链的各个环节，从而能够为展会提供一个更加高效的沟通协作平台。

　　外部系统可以从这样几个方面来检验：

　　第一，参展企业、专业贸易观众通过互联网、微信、电话等多渠道了解、获得、沟通展览会的相关情况。

　　第二，工作人员对参展企业、专业贸易观众的反馈做出准确快速反应。

　　第三，观众从传统的PC方式注册到移动互联网方式的应用。

　　第四，参展商对展会服务商的搭建、运输、宾馆、旅游、门禁等环节做到及时掌握，主办商也能更加有效地去管理展会供应链上的各个环节服务质量。

　　外部管理信息化的各方面是如何提升管理效率的，这里不再赘述。

　　概括来讲，实现信息化管理，比传统运作方式更高效、透明，对客户的需求作出快速反应。同时，也为客户提供更有效的贸易配对服务，解决客户在参展参观过程中的难题，增强客户对展会的信任和依赖度。

　　（作者系上海联展软件技术有限公司总经理）