当你想削减你的展会预算时，首要原则是你想保留什么削减展会预算是一件两难的事情。公司管理层只会要求你削减预算，但是什么项目该保留，什么可以削减他们不会有明确的指示。这个责任就由负责参展的人员来承担。这不是一件容易的事情，因为如果作了错误的决定，可能首先就会影响你的工作。对不同的公司和展会而言，决定削减哪一部分的预算是不同的，并没有一个统一的标准。当决定什么该保留什么应该削减时，主管参展的经理就会陷入困境之中，某些项目是必须保留不可更改的，但是什么又是可以牺牲的呢？对某些公司来说，聚会就像裙子的褶边一样是不可缺少的；对另一些公司来说，招待会对于建立和维系客户关系是必须的，因此，都不可削减。新闻发布会对某些公司是不需要的奢侈品，但是对另一些公司来说，使媒体不断的对公司的新产品和新服务保持关注是公司战略的重要组成部分。无论是什么行业的企业以及企业的的参展战略是什么，我们都可以从以下一些成熟的预算规律中学些什么，这是从许多次的实验和错误中总结出来的削减预算的重要规律。可以削减的预算在我们讨论什么费用必须支出之前，让我们先看看什么费用容易削减。有几种方式可供选择。1、尽量减少赠品的费用现场的展会管理者对此可能会有抱怨，但他们会理解的。无论如何，赠送会使你产生这样的想法“这个人可能不是我们的目标客户”，英特尔公司一位曾经负责参展的专家这么认为，他从1992年至2000年都管理了英特尔公司的参展项目。英特尔公司在展会上用于赠送的花费从5000美元到3万美元不等，特别在一些大型展会上，比如：在COMDEX上。假如你的公司像英特尔这样一年参加20多个展会并送出相应的赠品，那么可能节约的费用将达到6位数。即使你没有参加那么多展会，你也可以计算一下在赠品方面节约的费用：根据最近的一项调查，赠品是提高预算的典型开支，经常占到展会预算的8-12%。英特尔参加COMDEX展会时在赠品上花费了大约3万美元，占总的参展费用的1．5％。2、降低展位清洁服务的费用在一些小的展位上，比如说，10×10英尺、10×40或者20×20英尺的展位，一般都是由展位上的员工做清洁工作。在一些大型展位上，如40×50、 50×50或者50×70英尺的展位，可能有专门的清洁工人来清扫垃圾或者废料。不过有经验的管理者就会要求清洁工人在展位刚搭建好的时候来打扫一次，而不是每天有专人打扫。因为过了第一天之后，展位的清洁工作往往就很少了。某些公司在清洁方面的费用一年平均每个展会可以节约1800美元到10000美元，而且也不会降低展位活动的水准。3、不租植物从这一项你可以节约250美元到1800美元。有的公司一年可以节约5000美元，展位也不会显得没有生气。4、展位上少装电话展位上的电话能满足需要就行了。通常在展位上拉一根电话线要250美元开销，如果少装几门电话就能减少很多费用。少装电话的好处还在于可以使你的员工少打未经批准的长途电话。不可削减的费用每一个老练的展会管理者都会有自己的经典原则，决定什么花销是必须的，参展商也可以从这些经验中学到更多。1、保证工作的稳定性和连续性这是参展致胜的法宝，一位资深的市场传讯经理认为，参展商必须保证年复一年展会工作之间的关联性。如果不注重这个规律，工作将充满了不确定性。参展后跟踪客户将使你知道什么展会是高回报的，什么展会你可以不参加。如果参展商有一次没有追踪客户信息，那么下次可能要花几年的时间恢复这个信息并要多花成百上千的钱。2、持高水准的销售团队聚会这是一条非常关键的经验，作为参展商一定要花时间面对客户。不能削减客户与你的管理层，关键销售人员以及市场人员的会面机会。贸易展会是一种有效的与客户沟通的方式。比如说在Comdex展会上，英特尔公司的市场分析家要与来自世界各地的100多位客户面谈。如果要送一位高层管理人员去客户所在的地方会面，平均每一次旅程大约需要花费5000美元。而在Comdex上一位管理人员可以会见25个重要客户，这一项就可大约节约10万美元。在展会上公司高层与客户见面能够节约多少钱是很难估算的。想象一下，如果有10位公司高层管理人员在展会上与100位客户见面，将节约多少费用。这么估算一下，贸易展会是一个很便宜的与客户接洽的机会。3、重点产品的展示推广费用不可少重点产品信息的发布和宣传费用是不可缺少的。展会现场是发布产品信息的重要场所。当然，新闻媒体也能做到这一点，但是客户不能亲眼看到产品，也不能亲身体验新产品。不过，不是所有的展会都能做到让顾客对公司以及公司的产品有直观的认识。有经验的参展商会花一笔钱雇佣受过训练的专业人员，他们能够用最有效的方式展示公司的明星产品，用最少的时间获得最多的回馈，这笔预算是不可节约的。4、殷勤招待客户在展会上让你的客户高兴是参展的主要理由之一。所以殷勤招待客户的费用不可少。参展商也许需要为此举办一些酒会或者活动，用来加固与客户之间的联系。一位参展商这么说到：客户是我们参展的理由，也是我们做生意的理由。